В бизнесе и взаимодействии контрагентов ключевая роль принадлежит деловым письмам. Это удобный, доступный способ общения между организациями и компаниями, предпринимателями – письменное сообщение помогает наладить контакты, обсудить условия сотрудничества, решить различные вопросы и так далее. В ряде случаев такой документ получает юридическую силу и становится доказательством при спорной ситуации. Коммерческое предложение, сопроводительное письмо, претензия или благодарность, подтверждение получения или принятие информации – все это деловые письма.
Но формат таких документов требует соблюдения строгой структуры и правил написания, использования особой лексики и выдерживания соответствующего стиля. Чтобы не тратить много времени на изучение основ, не допускать ошибок, воспользуйтесь возможностями искусственного интеллекта. Нейросеть написать деловое письмо сможет за несколько секунд.
Плюсы и минусы использования нейросетей для деловой переписки Для ИИ составление различных документов и генерация текста – ежедневная задача. Поэтому с ней он справляется быстро и достаточно хорошо. Но, как у любого инструмента, у искусственного интеллекта есть свои плюсы, а также минусы – их мы и рассмотрим.
Плюсы:
- Нейросеть деловое письмо напишет так же быстро, как вы – фразу «Добрый день». Если вам нужно составить десяток документов, экономия времени становится большим плюсом.
- ИИ имеет доступ к огромной базе данных, поэтому быстро находит наиболее подходящие и эффективные выражения, что позволяет генерировать убедительный, логичный, красивый текст.
- Нейросеть может адаптировать каждый текст под конкретного получателя, а персонализированный подход это важно в формальном общении.
- ИИ автоматически проверяет пунктуацию, грамматику, орфографию, что уменьшает риск ошибок.
- Есть и возможность адаптации текста под конкретную ситуацию, меняя стиль от формального до неформального, если это необходимо.
Минусы:
- ИИ недоступен творческий подход, поэтому документам не хватает оригинальности (не проблема, если речь идет о стандартном документе).
- Генерируемые тексты нужно проверять, так как ИИ может некорректно сформулировать предложения или допускать фактически ошибки.
- Могут возникать сложности с этичностью текстов, так как ИИ не понимает всех тонкостей человеческого общения.
Как составить документ Основа взаимодействия с ИИ – текстовое задание (промт), которое вы составляете. В текстовом задании должны содержаться такие пункты:
- цель послания (подтвердить, убедить, информировать);
- отправитель (организация, компания, руководитель фирмы);
- получатель (его должность, уровень компетенции, другие данные, если они важны);
- ключевые тезисы – основные идеи сообщения, важные моменты и так далее;
- в конце или начале задания укажите нужный стиль текста.
Советы по эффективному использованию нейросетей для деловой переписки Используя нейросеть для переписки, вы сэкономите время, автоматизируя рутинные процессы. Чтобы сделать работу еще эффективнее, точно формулируйте цель сообщения, обязательно указывайте его стиль. Пишите подробные, но короткие запросы. Если вам сложно сформулировать задание – с этим тоже справится ИИ.
Но не полагайтесь полностью на ИИ – тщательно проверяйте готовый текст, чтобы исключить фактические ошибки или недопустимые выражения. Добавляйте личные фразы или формулировки, чтобы «оживить» документ, сделать его более индивидуальным
